Việc Làm Hot

Nhân viên Thư ký hành chính và dự án

inavate group co.,ltd
Địa chỉ Công Ty : Ho chi minh
Điện thoại Công Ty : Ho chi minh
Website Công Ty : Ho chi minh
Sơ lược về Công ty:

Chúng tôi cung cấp những giải pháp về hiển thị, hệ thống trình chiếu, âm thanh và hội nghị trực tuyến, truyền hình và các hệ thống điều khiển để tạo ra các giải pháp truyền thông liền mạch giúp nắm bắt và truyền tải thông điệp của bạn, theo cách bạn muốn chúng được nhìn và nghe thấy.

Đây là những giải pháp tiên phong mà các tổ chức tiên tiến trên thế giới đang sử dụng để giao tiếp, giảng dạy, cung cấp thông tin và tương tác hàng ngày.

Nơi duy nhất có thể cung cấp cho bạn giải pháp Tích hợp hệ thống Nghe Nhìn tiên tiến và tin cậy tại Việt Nam

Yêu cầu:

  • Tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị kinh doanh, hoặc các ngành liên quan khác với các chứng chỉ về nghiệp vụ thư ký
  • Kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương từ 3-4 năm
  • Tính cách chuyên nghiệp và dễ chịu với kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói tốt và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
  • Tích cực, chủ động và tổ chức tốt
  • Có khả năng làm việc nhanh dưới áp lực
  • Trưởng thành, chú ý đến chi tiết và tháo vát.
  • Khả năng đa nhiệm và làm việc độc lập cũng như theo nhóm.
  • Sử dụng thành thạo & có kinh nghiệm tốt trong các ứng dụng MS Office
  • Đọc viết và nói tiếng Anh thành thạo
  • Giới tính: Nữ

Mô tả công việc

  1. 1.     Thư ký Hành chính
  • Quản lý kho vật tư văn phòng và đặt hàng
  • Chuẩn bị các báo cáo thường xuyên về chi phí và ngân sách văn phòng
  • Duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu của công ty.
  • Tổ chức hệ thống lưu trữ các tài liệu quan trọng và bí mật của công ty.
  • Giải đáp thắc mắc của nhân viên.
  • Cập nhật chính sách văn phòng khi cần.
  • Duy trì lịch công ty và sắp xếp các cuộc hẹn
  • Đặt phòng họp theo yêu cầu.
  • Quản lý các cuộc gọi điện thoại và phân phối và/hoặc Lưu trữ thư từ (ví dụ: thư từ, email…)
  • Chuẩn bị báo cáo và thuyết trình với dữ liệu thống kê, theo sự phân công
  • Sắp xếp việc đi lại và ăn ở khi nhân viên có yêu cầu đi công tác.
  • Lên lịch các sự kiện nội bộ và bên ngoài.
  • Điều phối các hoạt động của văn phòng để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các chính sách của công ty.
  • Thư từ (e-mail, thư, bưu kiện, v.v.)
  • Hỗ trợ lập ngân sách và thủ tục sổ sách kế toán
  • Tạo và cập nhật hồ sơ và cơ sở dữ liệu về nhân sự, tài chính và các dữ liệu khác.
  • Theo dõi tồn kho văn phòng phẩm và đặt hàng khi cần thiết
  • Gửi báo cáo kịp thời và chuẩn bị các bài thuyết trình/đề xuất theo sự phân công.
  • Hỗ trợ đồng nghiệp khi cần thiết.
  • Các công việc khác do BGĐ yêu cầu.
  1. 2.     Thư ký dự án
  • Cung cấp hỗ trợ đầy đủ về mặt thông tin cho nhóm dự án và quản trị các bộ phận để đảm bảo hoạt động của bộ phận được vận hành trôi chảy.
  • Chuẩn bị, gửi và nhận tài liệu bản mềm và/hoặc bản cứng với khách hàng của công ty và cho các dự án của khách hàng, (ví dụ: Hợp đồng, yêu cầu thanh toán, hóa đơn với tất cả các tài liệu hỗ trợ liên quan. Tài liệu, thư từ, yêu cầu thanh toán, hóa đơn, bản vẽ kỹ thuật, tài liệu dự án ……)
  • Duy trì hồ sơ của Kỹ sư và hỗ trợ các hoạt động di chuyển của họ.
  • Ghi biên bản cuộc họp và lưu giữ hồ sơ cho các hoạt động và nhóm dự án.
  • Xây dựng và duy trì quy trình kiểm soát tài liệu để quản lý hiệu quả.
  • Duy trì một hệ thống kiểm soát tài liệu và hồ sơ phù hợp và thân thiện với người dùng để ghi lại và theo dõi tất cả các tài liệu cho nhóm và bộ phận dự án.
  • Hỗ trợ nhóm dự án
  • Thực hiện nhập, ghi, in dữ liệu
  • Thực hiện bất kỳ dự án / nhiệm vụ quản trị đặc biệt nào theo yêu cầu.
  • Phối hợp sắp xếp các chuyến đi bao gồm vé máy bay, chỗ ở khách sạn, sắp xếp thị thực, yêu cầu bồi thường, v.v.
  • Hỗ trợ kiểm tra và xác minh các yêu cầu của nhân viên và hóa đơn cho nhóm dự án.
  • Phối hợp với bộ phận mua hàng, kỹ thuật theo dõi tiến độ thực hiện công việc. và tiến độ thi công tại công trường.
  • Tham gia giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng qua email và/hoặc tham dự các cuộc họp nếu cần.
  • Kiểm soát giờ giấc làm việc, công việc hàng ngày của toàn thể nhân viên công ty và báo cáo cho BGĐ.
  • Cập nhật báo cáo tiến độ các hoạt động tại công trường cho BGĐ, lập hồ sơ kỹ thuật, biên bản họp, các văn bản đăng ký, nghiệm thu, bàn giao cho từng dự án.
  • Quản lý, rà soát, tổng hợp, cập nhật chi phí phát sinh trong quá trình thi công dự án trên công trường trình BGĐ phê duyệt.
  • Sắp xếp, quản lý và lưu trữ một cách có hệ thống các hồ sơ liên quan và toàn bộ tài liệu của từng dự án và cơ sở dữ liệu khách hàng liên quan.
  • Sắp xếp, quản lý và lưu trữ một cách có hệ thống tất cả các hồ sơ liên quan và tất cả các tài liệu của công ty (hồ sơ nhân sự, tài liệu chính thức của công ty).
  • Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ mời thầu
  • Các công việc khác do BGĐ yêu cầu

Phúc lợi:

  • Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp và thân thiện.
  • BHXH, BHYT, BHTN
  • Thưởng Tết
  • Thưởng dự án
  • Thời gian làm việc: thứ hai - thứ sáu (8:30 – 17:30)
  • Lương: thương lượng
Thông tin liên hệ:
Người liên hệ Tran Nhi
Địa chỉ 386/41A Lê Văn Sỹ, Quận 3, HCM
Email procurement@inavategroup.com
Điện Thoại +84359650606
Ghi rõ bìa hồ sơ và trong hồ sơ gửi tới nhà tuyển dụng : nguồn thông tin tai 24timviec.com

Đăng Nhập

THỐNG KÊ